Делопроизводство и документирование

это документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией В которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами. Недавно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» document определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества. У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина ДОУ нередко употребляется новое словосочетание — «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень хорошие знание основ делопроизводства. Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ...). Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав. Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство, делопроизводство и ещё раз делопроизводство!  Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.  Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документирования, которые настраиваются на правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документирование... Документирование стало неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документированию можно дать основываясь на самом названии: Документирование - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документирование достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документирование в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

Если вас интересуют семинары в Астане, обучающие курсы на темы государственные закупки и закупки Самрук Казына, то обращайтесь в ЦБО "Развитие".