Ведение трудовых книжек

Приступая к работе с трудовыми  книжками,  отвечающий  за  их  ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы. Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих  и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе. Во-вторых,  проверить  наличие  и  правильность  ведения  книги  учета движения трудовых книжек и  вкладышей  к  ним.  В  этой  книге  должны  быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные  от  них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые (прил. 1): В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При  выявлении  фактов  отсутствия  отдельных  трудовых  книжек   необходимо выяснить причины  их  отсутствия  (прием  граждан  на  работу  по  трудовому договору без трудовых книжек; утрата  трудовых  книжек  работников  по  вине администрации  предприятия;  невозвращение  трудовых   книжек   работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.). Для розыска отсутствующих документов  создается  комиссия,  результаты работы которой оформляются  актом  с  указанием  проведенных  мероприятий  и сделанных выводов. В-четвертых,  проверить  наличие  в  организации  необходимого  запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п.  6.3  Инструкции).  Количество бланков определяется потребностью организации  в  зависимости  от  текучести кадров и характеристик принимаемых на работу  граждан  (например,  прием  на работу выпускников  школ  и  вузов,  которым  трудовая  книжка  должна  быть оформлена впервые). Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться  не в кадровой службе, а в бухгалтерии  (у  кассира)  и  быть  оприходованы  как документы строгой отчетности в  специальной  приходно-расходной  книге . В  приходно-расходную  книгу  вносятся  все  операции,   связанные   с получением и расходованием бланков трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним  с указанием серии и номера каждого бланка. Предъявление  трудовой  книжки  при  поступлении  на  работу  является обязательным для рабочих и служащих, т. к.  прием  на  работу  без  трудовой книжки  не  допускается.Если  трудовая   книжка   у гражданина  отсутствует,  требуется  "предъявить  администрации  справку   о последнем занятии, выданную по  месту  жительства  соответствующей  жилищно- коммунальной организацией...".Однако  в  современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним  занятием" бывшего школьника, студента или  военнослужащего  может  быть  и  длительный поиск  работы  по  трудовому  договору,  и  работа  по   гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся  оформлением  трудовой  книжки,  и  работа  у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести  трудовые  книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствий трудовое законодательство Казахстана. В  подобных  случаях  представляется  вполне   логичным   предъявление гражданином любого имеющегося  у  него  документа  о  трудовой  деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки  с  места  жительства.  При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами  подряда  или договорами поручения ;  справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и  ведомостями  на  выдачу  заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный  фонд  РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного  фонда . Особенно сложное положение у граждан, переживших  стихийные  бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных  республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в  силу  обстоятельств,  а их восстановление крайне затруднено  по  многим  не  зависящим  от  человека причинам. Оформление дубликата по последнему месту работы  согласно  требованиям Инструкции  бывает возможно не всегда. Оказавшийся в такой  ситуации гражданин,  очевидно,  не  сможет  предъявить   ничего,   кроме   письменных объяснений своих жизненных обстоятельств  (например,  в  форме  заявления  с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия). Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой  службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка  есть и тогда необходимо проверить ее заполнение  на  соответствие  установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить. Трудовая книжка является сложным по составу  информации  документом  и включает следующие элементы: обложку, титульный лист,  содержательную  часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии). Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и  информационную функции: на внутреннюю сторону обложки  выносят  сведения  об  изменениях  в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть,  что  Инструкция говорит  именно  об  изменении  личных  данных   работника   по определенным  причинам,  а  не  об  их  исправлении  из-за  допущенных   при заполнении  титульного  листа  ошибок.  Испорченные  при  заполнении  бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения  на  основании соответствующего акта. Заполнение формы личной карточки Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным. Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудовой договор; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.
При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.
На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка:  "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.  

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса, информация для данного раздела берется из военного билета: 
Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также приказа (распоряжения) о переводе на другую работу и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись. 

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).

ПРИЕМ НА РАБОТУ

Прием на работу в Организацию производится на основании заключенного между Организацией и работником трудового договора.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Организации.
По распоряжению руководителя Организации или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме. В этом случае кадровая служба обязана оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе. 
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
При приеме на работу в Организацию кадровая служба обязана потребовать от поступающего:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением
случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
-    страховое свидетельство пенсионного страхования;
-    документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-   документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие документы, требовать которые разрешено действующим
законодательством РФ.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется на работника Организацией.
Прием на работу без документов, перечисленных в п.2.4, не производится.
В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Организации может предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) выполняемой ранее работы (умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д.).
Прием на работу в Организацию осуществляется, как правило, с прохождением испытательного срока продолжительностью до трех месяцев, в зависимости от должности.
ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ
Оформление приема на работу осуществляется кадровой службой Организации (работником ответственным за ведение кадрового делопроизводства). Сотрудник Организации, выступающий с инициативой приема соискателя на работу (рекомендующий), обязан представить его кадровой службе и передать в кадровую службу заполненную форму «Основные сведения» (Приложение 1) с резолюцией руководителя Организации. Сведения, которые не нашли отражения в Приложении 1, представляются на отдельном листе.
Прием на работу оформляется приказом руководителя Организации, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ руководителя Организации о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок  со дня подписания трудового договора. По требованию работника кадровая служба обязана выдать ему надлежаще заверенную копию такого приказа.
При приеме на работу кадровая служба обязана ознакомить работника с действующими в Организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (приказами, правилами, положениями, инструкциями и т.д.) имеющими отношение к трудовой функции работника, предупредить об обязанности по сохранению сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну Организации, и об ответственности за ее разглашение или передачу другим лицам.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА.
При приеме на работу в Организацию заводится личное дело работника.
Личное дело работника ведется кадровой службой Организации.
При переводе работника на работу в другую организацию личное дело работника на основании официального запроса руководителя принимающей организации передается на новое место работы, с соблюдением норм о защите персональных данных работника.
Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.
Сбор и внесение в личное дело работника сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.
Материалы, приобщаемые к личным делам работника, брошюруются, и страницы нумеруются.
В личное дело работника вносятся следующие документы:
1) Заявление о приеме на работу (при переводе –  также копия письма о переводе).
2) Автобиография.
3) Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
4) Копии дипломов, свидетельств об образовании.
5) Копии документов о присвоении ученого звания, степени.
6) Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений.
7) Копии документов о награждении государственными наградами.
8) При назначении на должность по конкурсу - решение конкурсной комиссии.
9) Копии распоряжения, приказа о назначении на должность.
10) Справка из личного дела (объективка).
11) Личный листок по учету кадров (анкета).
12) Дополнение к личному листку по учету кадров (анкете).
13) Копия документа об изменении семейного положения.
14) Копия распоряжения, приказа о перемещении по должности.
15) Копии дипломов, свидетельств о прохождении повышения квалификации (переподготовки).
16) Копии документов о поощрениях, в том числе о присвоении почетных званий.
17) Копии документов о наложении взысканий и их снятии.
18) Копии документов о прохождении аттестации.
19) Копии документов о результатах сдачи квалификационного экзамена.
20) Данные об ознакомлении работника с материалами его личного дела, а также его письменные объяснения, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с материалами своего личного дела.
21) Копии документов о выплате вознаграждения.
22) Опись документов, имеющихся в личном деле.
Сведения о работнике, представление которых работником Организации в соответствии с ТК РФ не является обязательным, могут быть внесены в личное дело, только с согласия работника. 
Кадровая служба Организации обязана обеспечить защиту персональных данных работника.
Работник обязан  представлять в месячный срок в кадровую службу  сведения об изменении своего семейного положения, места жительства, номера телефона, отношения к воинской службе, образовательного уровня и другие сведения, включаемые в личное дело.
V. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА
Увольнение работника производится по основаниям, предусмотренным Трудовым Кодексом РФ, с соблюдением установленных сроков заблаговременного письменного предупреждения о предстоящем увольнении и выплатой установленных компенсаций.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы в Организации.
Оформление увольнения работника производится путем издания приказа об увольнении за подписью руководителя Организации.
В последний день работы кадровая служба обязана выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению Работника. К документам, связанным с работой, относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы в Организации и другие.
Копии документов, связанных с работой, должны быть подписаны кадровой службой и заверены печатью.
В последний день работы работника финансовая служба обязана произвести с работником окончательный расчет.
В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, кадровая служба направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления Организация освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Оформление приказов о командировках
При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах". Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты".
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов - их учет
Служебное задание
Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит "номер документа"; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку(форма № Т-9 или № Т-9а).
Пример оформления служебного задания.

После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) - краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приказ о направлении в командировку
Срок хранения приказов о командировании - 5 лет
Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).
Пример оформления командировочного удостоверения.

Заключение трудового договора
Трудовой договор (контракт) представляет собой соглашение работника и работодателя, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а работодатель - выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные трудовым законодательством , коллективным договором и соглашением сторон.
В содержание трудового договора (контракта) включаются взаимные права, обязанности и ответственность сторон.
Субъектами трудового договора (контракта) являются работник и работодатель.
Работник – физическое лицо. Для вступления в трудовые отношения он должен обладать правосубъектностью, то есть способностью иметь и лично осуществлять трудовые права и обязанности, а также нести юридическую трудоправовую ответственность -–быть деликтоспособным.
Вступление лица в трудовое правоотношение допускается по достижении им 15 лет.
Несовершеннолетние лица (лица, не достигшие 18 лет) в трудовых правоотношениях приравниваются в правах к совершеннолетним (ст.174 КЗоТ).
Запрещается применение труда лиц моложе 18 лет на тяжелых работах, на работе с вредными или опасными условиями труда и т.п.
Граждане имеют право на выбор работы путем прямого обращения к работодателю, либо через бесплатное посредничество службы занятости. Лица, обращающиеся в службу занятости, вправе претендовать на подходящую работу.
Работодателем в трудовом договоре является юридическое или физическое лицо, обладающее работодательской правосубъектностью. Работодателем может быть коммерческая или некоммерческая организация, а также физическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, либо физическое лицо, принимающее работника для бытового обслуживания.
Работодатель принимает окончательное решение при подборе персонала, он же заключает трудовые договоры. Но руководитель вправе передоверить эти функции другим должностным лицам.
Работодатель вправе отказать в приеме на работу гражданину, направленному службой занятости.
Работодатель имеет право принимать на работу граждан, непосредственно обратившихся к нему, на равных основаниях с гражданами, имеющими направление службы занятости.
Трудовые договоры (контракты) заключаются:
1. на неопределенный срок;
2. на определенный срок не более 5 лет;
3. на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее исполнение, или интересов работника, а также в случаях непосредственно предусмотренных законом (ст.17 КзоТ).
Срочный трудовой договор может быть расторгнут работодателем по истечении срока без объяснения причин.
Также, если по истечении срока трудового договора трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то договор (контракт) считается продленным на неопределенный срок.
Действие срочного трудового договора также считается продленным на неопределенный срок, если работника, принятого на конкретную должность на период замещения временно отсутствующего работника перевели с его согласия на другую должность на том же предприятии без указания срока.
Фактическим допуском к работе считается заключение трудового договора, независимо от того, оформлен ли прием на работу надлежащим образом.
Обязательная письменная форма контракта способствует расширению возможностей индивидуального регулирования. Так, помимо необходимых условий (наименования сторон договора, определения трудовой функции работника, времени и места заключения договора, обязанностей работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии) в трудовой договор (контракт) может быть внесено множество условий персонифицирующих труд данного лица. Это могут быть условия, уточняющие оплату труда, договоренность о работе с неполным рабочим днем (неделей), о совмещении профессий, совместительстве, особом режиме рабочего времени, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и другие условия. Условия трудового договора (контракта) должны соответствовать основным требованиям законодательных и иных нормативных актов об охране труда. В трудовом договоре указываются достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за тяжелые работы, работы с вредными условиями труда.
Документирование и контроль отпусков
Подготовка нормативных правовых и правовых актов государственных органов осуществляется в соответствии с Трудовым законодательством Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251, Законом Республики Казахстан "О нормативных правовых актах" от 24 марта 1998 года № 213, Законом "Об административных процедурах" от 27 ноября 2000 года № 107.
Документы составляются на государственном языке, наравне с которым официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки.
Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
При создании и оформлении документа на бумажном носителе используются реквизиты, располагаемые в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа.
Субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на чистых листах бумаги. При составлении документов на чистых листах бумаги необходимо указывать:
1) официальное наименование организации, издавшей документ;
2) наименование вида документа;
3) дату документа;
4) регистрационный номер документа;
5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи;
6) оттиск печати.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
В организации применяются следующие бланки документов:
1) бланк письма организации
2) бланк конкретного вида документа организации
3) общий бланк организации. Общий бланк применяется в случаях, когда типографское изготовление бланков конкретного вида документа нецелесообразно.
Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся компьютером непосредственно при составлении документа.
Бланки документов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету. E0
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководства организации не могут передаваться другим организациям или иным лицам.
Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков могут использовать штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления оттиска штампа на чистых листах бумаги в левом верхнем углу.
При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций.
Совместный документ подлежит заверению печатями организаций.Если работник какой-то месяц проработал не полностью, то при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска число дней, составляющее меньше половины месяца, из подсчета трудового стажа исключается, а половина и более - округляется до месяца. Время отпусков без сохранения зарплаты в стаж для исчисления отпуска включать не следует. Но если продолжительность отпуска без сохранения зарплаты не превышает 1 неделю, то это время включается в стаж для исчисления отпуска.
В стаж работы, дающей право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются также периоды времени, которые прямо предусмотрены коллективным договором (например, действующим в организации работодателя), трудовым договором с данным конкретным работником; локальным нормативным актом организации (например, Положением об отпусках, действующим в данном акционерном обществе).
Запомните, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
1) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РК;
2) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
3) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней (ст. 121 ТК РК).
Кроме того, в стаж для исчисления отпуска не включаются такие периоды времени, как: время пребывания в наркологических диспансерах, иных учреждениях, где проходят лечение лица, злоупотребляющие алкогольными и наркотическими, токсическими веществами, время отбывания исправительных работ без лишения свободы по приговору суда.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. При этом имеется в виду не календарный год (с 1 января по 31 декабря), а рабочий год, определяемый для каждого работника индивидуально с даты его поступления на работу (например, с 12 мая 2003 г. по 11 мая 2004 г.).
Итак, повторимся, что каждый работник, проработавший у данного нанимателя не менее 6 месяцев, имеет право получить очередной отпуск.
Очередной отпуск предоставляется один раз в течение года работы работника у данного работодателя, считая со дня поступления на работу, т. е. один раз в рабочем году.
Право на следующий очередной отпуск в счет нового рабочего года возникает у работника по истечении 6 месяцев со дня окончания предыдущего рабочего года.
Возможны случаи, когда работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск. В этих случаях при расчете работодатель вправе из заработной платы произвести удержание за неотработанные дни отпуска.
Удержание не допускается, если работник увольняется вследствие:
1) ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
2) поступления на действительную военную службу;
3) выяснившейся непригодности к работе.
Оформление листков нетрудоспособности
Правила оформления листков нетрудоспособности установлены Порядком выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 01.08.2007 г. N 514 (далее - Порядок).
Бланки листка нетрудоспособности зеленого цвета. Заполняются они на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Отметим, что согласно действующему законодательству бланк листка нетрудоспособности является действительным даже в том случае, если вначале он заполнялся синей ручкой, а потом, например, черной.
Мы не будем рассматривать порядок заполнения всех строк, поскольку подо всеми строками и во всех графах отмечено, какая информация должна быть в них отражена (например, в строке "фамилия врача" указывается фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности). Отметим лишь исключения из правил.
Так, в строке "место работы" слово "основное" подчеркивается только в том случае, если гражданин работает у нескольких работодателей (по совместительству).
В строке "Указать причину нетрудоспособности" подчеркивается причина нетрудоспособности (заболевание, травма, профзаболевание или его обострение, несчастный случай на производстве или его последствия, уход за больным членом семьи, карантин, поствакцинальное осложнение, долечивание в санатории, отпуск по беременности и родам) и ниже делается дублирующая запись от руки. Дополнительно указываются сведения о протезировании. При изменении причины нетрудоспособности ставится дата изменения.
Поскольку трудовые отношения иностранного гражданина с филиалом иностранного юридического лица трудовым законодательством РК не урегулированы, необходимо выяснить, какими законами они регулируются.
Отдельного упоминания заслуживает порядок внесения исправлений в листок нетрудоспособности. Исправленный или зачеркнутый текст подтверждается записью "исправленному верить", подписью лечащего врача и печатью медицинской организации. При этом внести больше двух исправлений в листок нетрудоспособности нельзя: такой листок будет признан недействительным и вместо него в медицинском учреждении обязаны выдать новый.
Большое значение для действительности листка нетрудоспособности имеет правильная простановка печатей и штампов. По общему правилу на лицевой стороне листка нетрудоспособности в левом верхнем углу должен стоять прямоугольный штамп, в котором должны быть указаны полное наименование и местонахождение медицинского учреждения (при отсутствии такого штампа сведения вписываются врачом от руки); при закрытии листка нетрудоспособности или при выдаче нового листка нетрудоспособности - продолжения на первичном листке нетрудоспособности должны стоять треугольные штампы в правом верхнем и в правом нижнем углах. Обратите внимание: при выдаче листка нетрудоспособности вне основного места жительства лица в листке нетрудоспособности в графе "Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам вне постоянного места жительства" должна стоять круглая печать медицинского учреждения, выдавшего листок нетрудоспособности.
Далее мы рассмотрим остальные особенности заполнения листка нетрудоспособности на конкретных примерах.

Тэги: семинары в Астане | государственные закупки в Казахстане | делопроизводство в Казахстане | закупки самрук казына | обучающие курсы в Астане