Электронные торги помогают экономить миллионы

До появления интернета снабженцы, когда им нужно было закупить какой-нибудь товар для предприятия, брали справочник и снимали трубку телефона. На поиск лучшего предложения уходили недели. Многие до сих пор так и работают. Редкие передовики освоили электронные торги и экономят миллионы.

Государственные предприятия в нашей стране обязаны делать закупки через электронные торговые площадки (ЭТП) — таков закон. Частные компании выбирают эту технологию без давления сверху. Страна присоединилась к ВТО, конкуренция обострилась, и для самых разных предприятий сегодня важен каждый сэкономленный тенге. Разные оценки свидетельствуют, что ЭТП позволяют сократить расходы на закупки на 20-25%. По данным Национальной ассоциации институтов закупок, в прошлом году было объявлено 1,7 млн аукционов в рамках госзакупок. Через «большую тройку» ЭТП прошли торги частных компаний объемом более чем 1,6 трлн тенге в 2012 году. Эксперты предрекают рост этого рынка на 25-30% в год в течение семи-восьми лет.

Сегодня электронными государственными закупками пользуются компании из самых разных городов и отраслей. Так, на Туймазинском заводе автобетоновозов «телефонные конкурсы поставщиков» ушли в прошлое вместе с появлением в компании нового директора — Николая Плотникова. Это башкирское предприятие с 1980 года проектирует и производит технику, умеющую обращаться с бетоном: автобетоносмесители, автобетононасосы, распределительные стрелы и пр. Машины продаются в более чем 20 странах дальнего зарубежья. Закупки на десятки миллионов тенге осуществляет целая команда. Завод ищет подрядчиков, поставляющих десятки наименований товаров: от табличек и скотча до труб и металлорежущего инструмента. Когда Плотников занял должность директора, он уже знал, насколько электронные закупки удобнее и выгоднее «аналоговых», так как занимался их внедрением на другом месте работы — на ОАО «КамАЗ-металлургия» в должности директора по экономике и финансам.

Подводные камни

Сегодня снабженцы Туймазинского завода автобетоновозов — это продвинутые специалисты, которые умеют обращаться с информацией, анализировать ее и самостоятельно планировать свою деятельность. Но переход с «аналоговых» закупок на электронные произошел не сразу.

Выбор площадки для электронных торгов был сделан на основании стандартного набора критериев: прозрачная и адекватная тарификация, отсутствие скрытых платежей. Кроме того, на можно открывать неограниченное количество рабочих мест, организуя виртуальный офис отдела снабжения, в котором хранится история закупок и другая полезная информация, включая контакты поставщиков и пр.

Директор Туймазинского завода начал внедрять технологию с того, что сформулировал главные моменты нового подхода: электронные государственные закупки — это инструмент, который должен быть доступен любому сотруднику службы снабжения и сбыта предприятия, и он обязателен для использования без всяких возражений. Конечно, потребовалось время на освоение новой технологии. Переход осуществлялся для каждого сотрудника по индивидуальному плану, по которому все больше закупок должны были происходить через электронную площадку. Каждый случай, когда процедура проводилась по старинке, необходимо было обосновать. С некоторыми сотрудниками пришлось расстаться — по тем или иным причинам они не приняли новый инструмент. Для контроля над работой сотрудников на ЭТП на заводе была введена должность администратора. Этот человек теперь отвечает за достоверность информации, распечатывает конкурентные листы и отчеты, и предоставляет их на тендерный комитет. В свою очередь, заседания тендерного комитета записываются на видео.

Виталий Зайцев, инженер по инструменту второй категории Туймазинского завода, представитель юного поколения (ему 25 лет), говорит, что вообще не представляет, как можно работать без системы электронных государственных закупок. Он мечтает о том времени, когда будут разработаны мобильные приложения ЭТП, чтобы иметь возможность контролировать закупки в любой момент и в любом месте.

Его старший коллега Роберт Гареев, инженер первой категории в бюро материально-технического снабжения, пока сдержанно относится к идее развертывания мобильного офиса для отдела. Но согласен с тем, что осваивал электронные закупки не зря: технология полезна для предприятия.

Царь горы

Другое предприятие — ЗАО «Топпром» также полгода назад освоило электронные государственные закупки. Это холдинг, который занимается переработкой и продажей угольной продукции уже более десяти лет, в его активах — пять успешных предприятий.

С момента перехода на электронные госзакупки холдинг провел 170 конкурсов, из них 88% закрылись с победителем. Служба материально-технического снабжения во главе с Дмитрием Грачевым оказалась крайне работоспособной. По данным ЭТП, сотрудники этого отдела смогли вручную пригласить на каждый конкурс более чем по 11 участников (около 1200 компаний). Это лучшие показатели на площадке. Также помогал и маркетинговый отдел самой ЭТП. В результате для участия в тендерах за полгода были приглашены 14 747 поставщиков. В среднем 5,8 приняло участие в каждом конкурсе, на площадке в целом этот показатель составляет 3,26 (на февраль 2013 года). Сейчас компания проводит 30 тендеров. Заметно, что она активно взаимодействует с ЭТП: на сайте холдинга в списке контактных лиц по вопросам закупок помимо начальника отдела числится представитель, который курирует работу на площадке.

По словам Грачева, конкурсы позволили сэкономить компании примерно 9% бюджета, то есть около 2 млн тенге из 20 млн тенге. Холдинг состоит из множества дочерних предприятий, которые постепенно осваивают новую технологию. Недавно шахта «Юбилейная», которая вошла в состав «Топпрома» лишь в феврале, также стала клиентом. В ближайшие два с половиной года на этом угледобывающем комплексе будут восстанавливать производственную базу, на что потребуется 4 млрд тенге. Особое внимание на «Юбилейной» станут уделять вопросам безопасности и созданию комфортных условий работы горняков. Преобразования грядут масштабные, бюджет выделен немаленький, поэтому закупки должны осуществляться эффективно.

«Электронная торговая площадка обеспечивает максимально возможное качество закупок, в рамках запланированных средств. Речь идет не только о цене,— говорит Грачев.— Технология Tender.Pro в условиях конкурсов и других процедур позволяет устанавливать дополнительные критерии отбора поставщиков. Это важно, когда речь идет о безопасности шахтеров».

Автоматизация процесса снабжения, по словам Грачева, позволяет эффективно использовать временные и человеческие ресурсы, добиваться максимально высокого результата при выборе поставщиков. Этот опыт будет транслирован и на новое подразделение — шахту «Юбилейная».

Тэги: семинары в Астане, государственные закупки в Казахстане, делопроизводство в Казахстане, закупки самрук казына, обучающие курсы в Астане